Sổ sách nên giúp bạn nhìn về phía trước, không chỉ nhìn lại

Gương chiếu hậu rất cần khi lái xe. Nhưng không ai lái xe chỉ bằng gương chiếu hậu.

Sổ sách của phần lớn công ty nhỏ đang đúng như vậy: làm xong, nộp, cất. Nó kể lại tháng vừa rồi rất chính xác, nhưng không nói gì về tháng tới. Và tháng tới mới là thứ bạn phải quyết định.

Nhìn về phía trước nghĩa là gì, cụ thể

Không cần gì cao siêu. Ba câu hỏi này, nếu sổ sách trả lời được trước khi bạn hỏi, là đã “nhìn về phía trước” rồi:

• Tháng sau phải nộp bao nhiêu thuế? Biết trước ba tuần thay vì biết trước ba ngày. Chỉ vậy thôi đã đổi cách bạn giữ tiền trong tài khoản.
• Ai đang nợ mình, và nợ bao lâu rồi? Một danh sách ngắn, cập nhật mỗi kỳ. Khoản nào quá 60 ngày thì có người nhắc bạn, không phải bạn tự nhớ.
• Chi phí nào đang tăng mà mình chưa để ý? Tiền ship, phí ngân hàng, hoa hồng nền tảng — những khoản nhỏ, nhưng tháng nào cũng nhích lên một chút.

Vì sao ít ai làm

Vì kế toán thường được thuê để “làm cho xong”, và làm cho xong thì chỉ cần nhìn lại. Nhìn về phía trước cần thêm một thói quen: mỗi kỳ có người gửi bạn vài dòng — đã nộp gì, sắp phải nộp gì, có gì đáng chú ý — chứ không chỉ gửi tờ khai.

Ở SORATA, vài dòng đó là một phần của việc làm sổ, không phải dịch vụ cộng thêm. Vì chúng tôi nghĩ sổ sách mà không dùng được để quyết định việc gì, thì mới làm được một nửa.